Hauptversammlung in Luxemburg: Verfahren und Protokollvorlagen
Mickaël LOC
Unternehmensjurist ·
Hauptversammlung in Luxemburg: Verfahren und Protokollvorlagen
Die Gesellschafterversammlung ist das oberste Entscheidungsorgan luxemburgischer Gesellschaften. Sie tritt mindestens einmal jährlich zusammen, um die Jahresabschlüsse zu genehmigen, das Ergebnis zu verwenden und den Geschäftsführern oder Verwaltungsratsmitgliedern Entlastung zu erteilen. Je nach Versammlungsart und Rechtsform gelten genaue Regeln zu Einberufung, Quorum und Mehrheit.
Versammlungsarten und Einberufung
Die ordentliche Hauptversammlung (AGO) findet jedes Jahr innerhalb von 6 Monaten nach Geschäftsjahresende zu dem in der Satzung festgelegten Datum, Uhrzeit und Ort statt. Die außerordentliche Hauptversammlung (AGE) wird für jede Satzungsänderung einberufen (Sitzverlegung, Kapitalerhöhung, Auflösung). Die Einberufung muss die Tagesordnung, das Datum, die Uhrzeit und den Ort angeben. Bei SARL erfolgt die Einberufung mindestens 8 Tage im Voraus per Einschreiben. Bei SA ist die Veröffentlichung im RESA und in einer luxemburgischen Zeitung mindestens 15 Tage im Voraus erforderlich (30 Tage bei börsennotierten Gesellschaften).
Quorum und Mehrheiten
| Art | SARL | SA |
|---|---|---|
| AGO, Quorum | Keines | Keines (außer laut Satzung) |
| AGO, Mehrheit | 50 % + 1 des Kapitals | Einfache Stimmenmehrheit |
| AGE, Quorum | 50 % des Kapitals (1. Einberufung) | 50 % des Kapitals |
| AGE, Mehrheit | 75 % des Kapitals | 2/3 der anwesenden Stimmen |
| Einstimmiger Beschluss | Wechsel der Nationalität | Wechsel der Nationalität, Erhöhung der Verpflichtungen |
Protokoll und Formalitäten
Über jede Versammlung wird ein Protokoll (PV) erstellt, das vom Versammlungsbüro (Vorsitzender, Schriftführer, Stimmenzähler bei SA) oder von allen anwesenden Gesellschaftern (SARL mit weniger als 60 Gesellschaftern) zu unterzeichnen ist. Das Protokoll hält die gefassten Beschlüsse, die Abstimmungsergebnisse und die Anmerkungen der Gesellschafter fest. Satzungsändernde Beschlüsse müssen notariell beurkundet und im RESA veröffentlicht werden. Das Register der Versammlungsprotokolle ist während der gesamten Dauer der Gesellschaft und 5 Jahre nach ihrer Auflösung am Gesellschaftssitz aufzubewahren.
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